Liberas bewaart vandaag 8,5 kilometer archief, verspreid over drie depots. Het resultaat van bijna veertig jaar zeer diverse archiefverwerving.

Schenken of in bewaring geven

Meestal wordt archief aan Liberas geschonken. Archiefvormers die geen afstand willen doen van de eigendom van hun archief kunnen het echter ook in bewaring geven. Het gaat dan meestal om een bewaring op lange termijn (bijvoorbeeld 30 jaar) die, tenzij tegenbericht, stilzwijgend verlengd wordt. Aankopen van archief wordt door de meeste erfgoedinstellingen, en dus ook door Liberas, zo veel mogelijk vermeden om de marktwaarde van archiefmateriaal niet op te drijven.

Opsporen van archief

Liberas probeert de archiefvormers uit het veld van het vrije denken en handelen zo veel mogelijk te sensibiliseren over het belang van de bewaring van papieren en digitaal archief, en over de overdracht aan Liberas op termijn. Regelmatig komen op die manier schenkingen of bewaargevingen van nieuwe persoons-, familie- en organisatiearchieven bij Liberas terecht.

Er zijn permanente contacten met enkele grotere organisaties waarvan Liberas al jarenlang het historisch archief bewaart, zoals het Willemsfonds, VLD – Open Vld en Liberale Vrouwen SCV. Deze organisaties brengen ook regelmatig nieuwe aanvullingen op hun archief naar Liberas (of laten ze ophalen). Bij de Liberale Vrouwen SCV heeft Liberas bovendien toegang tot de server, zodat jaarlijks een archiefback-up van de digitale bestanden van de organisatie gemaakt kan worden. Ook enkele privépersonen hebben er een gewoonte van gemaakt jaarlijks recente aanvullingen op hun archief te bezorgen.

Elke nieuwe regeerperiode worden contacten gelegd met de kabinetten van liberale ministers, contacten die bij het naderen van nieuwe verkiezingen geïntensiveerd worden om de overdracht van het papieren en digitale kabinetsarchief zo goed mogelijk voor te bereiden én bij de effectieve regeringswissel zo vlot mogelijk te laten verlopen.

Ogen en oren openhouden is de opdracht voor Liberasmedewerkers die archief willen opsporen. Collega Geertrui Coppens vertelde hierover in het LA magazine van 2017: “Een artikel over het 150-jarig bestaan van een bepaalde harmonie kan een aanknopingspunt zijn. Je gaat dan na wie voorzitter of bestuurslid is, je bezoekt de vereniging of gaat eens praten.” Ook toeval speelt een rol volgens Geertrui: “In Wetteren leerde ik eerder toevallig de gezusters [Reine en Rose-Marie] De Coninck kennen, die het archief van hun vader (Arnold De Coninck) bijhielden en verder aanvulden. Hij had een belangrijke rol gespeeld in het liberale verenigingsleven en hield ook een oorlogsdagboek bij. Zijn dochters hebben zijn archief echt gekoesterd.”

Ook bij tips over interessant archief vanwege leden van het bestuur, collega’s uit de erfgoedsector en andere contacten van Liberas wordt snel contact opgenomen met de bewaarder(s): indien het archief past binnen het collectieprofiel van Liberas en de bewaarder akkoord gaat, wordt de schenking of bewaargeving contractueel vastgelegd en praktisch geregeld.

Archiefstukken leggen ook soms een ongewone weg af. Zo werd het dagboek van de familie Hendrickx-Duchaine in 2013 aan Liberas geschonken nadat de schenker het had gevonden en gekocht op een rommelmarkt.

Ophalen van het archief

Sommige archiefvormers brengen hun archief graag zelf naar Liberas, maar vaak wordt archief ook opgehaald. Collega Jan Jacobs legde zo sinds de tweede helft van de jaren 1990 met een bestelwagen ongeveer 120.000 kilometer af. In het LA magazine van 2020 vertelt hij daar het volgende over:  “Soms waren de contacten met mensen waar ik archief ging ophalen erg summier: de archiefstukken afgeven aan de deur en gedaan. Anderen zijn dan weer blij dat er iemand langskomt en nodigen je uit om binnen te komen. […] Velen willen een uitgebreide babbel doen en vertellen je hun hele leven. Soms hebben ze moeite om afscheid te nemen van die archiefstukken die ze zo lang hebben bijgehouden. Dan kijk je niet op vijf minuten en neem je de tijd om te luisteren, hé.” De komende jaren doet Liberas een extra inspanning om wat verteld wordt bij de archiefoverdracht zo volledig mogelijk te registreren. Het gaat dikwijls om cruciale contextinformatie die zeer nuttig kan zijn bij de interpretatie (en de latere ordening en beschrijving) van het archief.

Soms is een spoedoperatie nodig: een organisatie verhuist naar een kleiner onderkomen waar er geen plaats is voor het archief, een archiefvormer overlijdt en de erfgenamen willen snel het huis verkopen, een verenigingslokaal wordt verbouwd en het archief staat in de weg enz. In Lokeren werd net voor de sloop van het Liberaal Huis nog archief van diverse Lokerse liberale verenigingen gevonden en opgehaald door Liberas.

Toestand van het archief

In ideale omstandigheden is het archief dat geschonken of in bewaring gegeven wordt in propere en geordende staat, indien mogelijk in de originele verpakking (dossiermappen, classeurs, archiefdozen enz.). Ook de aanwezigheid van voldoende contextgegevens is cruciaal: van welke persoon of organisatie is het archief, waar was die persoon of organisatie mee bezig, is het volledig of is er al een deel weggegeven of verloren gegaan enz. Dat is echter niet altijd het geval. Bij spoedoperaties geraakt de originele ordening dikwijls verstoord. Bij het snel leegmaken van kasten en kamers kan ook ongewenste inhoud mee verpakt en meegenomen worden. Zo hebben Liberas-archivarissen in het verleden al onder andere kattenhaar, vervallen snoepjes en medicatie gevonden. Bij het ophalen van het archief van het Antwerpse Liberaal Huis zaten als gevolg van verbouwingswerken bouwpuinresten tussen het archiefmateriaal.

Het omvangrijke archief van de West-Vlaamse politicus Hilaire Lahaye werd bijvoorbeeld goed bewaard in de zin dat de meeste stukken zich in dossiers bevonden, die bovendien op de kaft door de archiefvormer voorzien werden van een beschrijving. Het ordenen van dat archief loopt dan ook vlot. Het archief werd echter in stapels bewaard op een niet geïsoleerde zolder, net onder de dakpannen. Het bovenste dossier van elke stapel en veel zijkanten van stapels waren zeer vuil door een combinatie van stof en roet die door vochtigheid deels in het papier waren getrokken. Gelukkig werd er geen schimmelvorming gedetecteerd. Vrijwilligers, die de archivarissen ondersteunen bij de archiefverwerking, zijn dan ook al even bezig met het schoonmaken van dit archief met een museumstofzuiger, voor het verder geïnventariseerd kan worden.

Zoals op bovenstaande foto te zien is, bevond het archief van Sigarenfabriek Borremans uit Geraardsbergen zich op het moment van de ophaling in een erbarmelijke staat. Het archief van de Brusselse politicus Jean-Pierre Poupko werd dan weer op het laatste nippertje gered uit vuilniszakken en een container, zodat zeer veel stukken door elkaar zijn geraakt. Het herordenen van zo’n archief is dan ook een zeer tijdrovende bezigheid die niet op korte termijn kan worden aangepakt.

Welke archieven bewaart Liberas?

Bewaart u zelf archief of hebt u een tip over interessant archief? Alle archieven die passen binnen ons collectieprofiel zijn welkom bij Liberas. Neem ook bij twijfel gerust contact op per mail info@liberas.eu of telefonisch (09/221.75.05) tijdens de kantooruren: we helpen u graag verder en verwijzen indien nodig door naar een andere erfgoedinstelling.

Wie zijn/haar archief liever nog niet naar een bewaarinstelling brengt, vindt op de website van Archiefbank nuttige informatie en tips.