Sinds 2017 maakt Liberas gebruik van StrongRoom, een e-depot van het Nederlandse bedrijf Data Matters, dat zich volledig in de cloud bevindt en waarbij duurzame opslag, duurzaam beheer en de toegankelijkheid van de data centraal staan met inachtneming van de geldende richtlijnen m.b.t. informatiebeveiliging, open standaarden, duurzaamheid en de bescherming van persoonsgegevens (AVG). Begin november 2021 is de kaap gerond van 1 miljoen born digital bestanden die naar het e-depot zijn opgeladen.

Gedigitaliseerde bestanden

In een eerste fase (2017-2020) werd ingezet op de koppeling van StrongRoom met het collectiebeheersysteem Atlantis. Bij het opladen van een foto of scan van een collectiestuk (affiche, vlag, archiefstuk, …) wordt enerzijds automatisch een raadplegingskopie aangemaakt in Atlantis en wordt anderzijds het originele hoogwaardige bestand doorgestuurd naar StrongRoom. De raadplegingskopieën zijn zichtbaar voor het publiek op de website. Wanneer een gebruiker een origineel bestand wenst voor bijvoorbeeld een publicatie, halen medewerkers van Liberas dit snel en probleemloos op uit StrongRoom. Op die manier zijn tot nu toe 234.481 bestanden verwerkt (4,27 TB).

Born digital

In een tweede fase (2020-2022) zijn de born digital bestanden aangepakt. Zoals de naam het zegt zijn dit bestanden die geen analoge tegenhanger hebben, zoals dat bij een scan van een affiche bijvoorbeeld wel het geval is. Er is een even grote verscheidenheid bij born digital bestanden als bij analoge collectiestukken. Het kan gaan om tekstverwerkingsbestanden, spreadsheets, databases, audio en video, enz. De oudste born digital bestanden in de collectie van Liberas dateren uit de jaren 1980.

In samenspraak met experten werkte Liberas procedures voor het verwerken en beheren van deze bestanden uit. Vanaf 2020 is voluit gestart met het archiveren. Ondertussen zijn 111 digitale archiefschenkingen verwerkt, waaronder omvangrijke kabinetsarchieven en nationale organisaties zoals Liberale Vrouwen en Open Vld, maar ook archieven van kleinere plaatselijke verenigingen zoals Willemsfonds Lochristi of Van Crombrugghe’s Genootschap. Liberas maakt hiervan gebruik van ondersteunende software waaronder de R(ecords)M(anagement)Tool de voornaamste is.

Deze tool stelt de digitale archivaris in staat om orde in chaos te scheppen, operaties op een groot aantal bestanden tegelijkertijd uit te voeren en om beschrijvende metadata aan de bestanden toe te kennen. In totaal zijn op deze manier tot nu toe 1.023.524 born digital bestanden verwerkt en opgeladen naar StrongRoom (362 GB).

Beeld en geluid

Voor audiovisuele bestanden volgt Liberas nog een andere weg. Net als gedigitaliseerde collectiestukken die audio en bewegend beeld bevatten zoals geluidsplaten, cassettes, video, film, … bewaart Liberas de born digital audio- en videobestanden in het e-depot van Meemoo, een vzw die zich met steun van de Vlaamse Overheid inzet voor de digitale archiefwerking van organisaties in cultuur, media en overheid en zich specialiseert in het digitaliseren en duurzaam bewaren van audiovisuele bestanden.

In 2020 heeft Liberas in samenspraak met Meemoo bovendien een procedure uitgewerkt voor het opladen van born digital audio en video. Intussen is tweemaal een upload doorgevoerd en dit wordt jaarlijks herhaald. Als content partner heeft Liberas momenteel 6.649 film- en audiobestanden bewaard in het e-depot van Meemoo (175 TB).

Op enkele jaren tijd zijn er dus duidelijke stappen gezet wat betreft duurzaam bewaren en beheren van gedigitaliseerde en born digital bestanden. Waar voorheen bestanden dienden te migreren van drager naar drager (diskette, CD-ROM, DVD, USB stick, externe harde schijf, server), wordt het digitaal archiefmateriaal nu veilig en duurzaam bewaard in de cloud.

Metadata

Een volgende stap bestaat erin om alle beschrijvende metadata samen te brengen op één plaats. Dit heeft als voordeel dat met één zoekopdracht de gehele collectie kan worden bevraagd. In 2021 wordt de koppeling Meemoo-Atlantis gerealiseerd. Eenmaal afgerond kunnen audiovisuele bestanden uit de Liberas-collectie via Atlantis en via www.liberas.eu worden doorzocht en gevonden.

De born digital bestanden zullen voorlopig enkel via StrongRoom zelf door medewerkers van Liberas geraadpleegd worden. Dit is een bewuste keuze: een aanzienlijk deel van deze bestanden is immers nog niet toegankelijk voor raadpleging. Op langere termijn komt er uiteraard wel een koppeling met het collectiebeheersysteem. Atlantis en de website zullen dan de toegang vormen om alle onderdelen van de archiefcollecties van Liberas te raadplegen.

Meer interesse?

Info over hoe u uw digitale bestanden veilig overdraagt aan Liberas vindt u hier: https://www.liberas.eu/digitaal-archiveren-bij-lokale-verenigingen/