Recent verwelkomde Liberas het honderdduizendste archiefbestanddeel in zijn databank. Een uitgelezen kans om enkele van die honderdduizend eens van dichterbij te bekijken.

Een archiefbestanddeel?

Wie al opzoekingen heeft gedaan op de Liberas-website vindt een heuse schatkist aan categorieën van zoektermen. In het zoekvenster ‘collectie’ kan de bezoeker sorteren op vlaggen, foto’s, affiches, diploma’s en tal van andere collecties die wel voor zich spreken. Ook in de zoekmodule bibliotheek is het mogelijk te filteren in de evidente reeksen verhandelingen, boeken en periodieken. De gedrukte bronnen bevatten dan weer duizenden gedigitaliseerde pagina’s waar zoeken in de tekst mogelijk is. Wat dan met de term ‘archiefbestanddeel’? Deze term is de verzamelnaam van alle mogelijke documenten die in een archief terug te vinden zijn. Het gaat met andere woorden om een diverse groep van geschreven bronnen die in de meeste gevallen uniek zijn. Iedere persoon of iedere organisatie die activiteiten onderneemt maakt archief aan. Of het nu gaat om keurig bijgehouden verslagboeken, een slordig kladje van een brief of een Excel-tabel waarmee de jaarrekeningen worden opgemaakt, allemaal zijn het archiefbestanddelen.

Vindbaar
Traditioneel worden archiefbestanddelen ontsloten via archiefinventarissen. Liberas ontvangt van een persoon of een vereniging een archief. Vervolgens gaat een archivaris aan de slag en maakt een inventaris, zodat in de grote massa papier toch gericht gezocht kan worden. Voor de komst van het internet werden de inventarissen nog in brochurevorm gedrukt, of kon men zoeken in toegangen op steekkaarten. Daarna werden de inventarissen van Liberas  als een tekstbestand op de website gepubliceerd en konden geïnteresseerden hun weg vinden in de archiefcollectie. Sinds 2018 werkt Liberas met de erfgoeddatabank Atlantis van het Nederlandse bedrijf DEVENTit. Dankzij deze databank is het mogelijk om naast enkel de inventaris als tekstbestand ook alle beschrijvingen uit die inventaris als een apart zoekresultaat of ‘hit’ weer te geven. De honderdduizend zoekresultaten van archiefbestanddelen zijn in grote mate te danken aan oude inventarissen die werden ingevoerd in de databank. Toch zijn er de afgelopen vijf jaar vele inventarissen en archiefbeschrijvingen bij gekomen waardoor eind 2023 de kaap van honderdduizend gerond is.

Raadpleegbaar

Het grote voordeel van aparte zoekresultaten per archiefbestanddeel is dat men een veel wijder net kan uitgooien over de collectie. Onderzoekers nemen in een klap alle inventarissen mee en stuiten zo op bronnen die anders misschien door de mazen van het net zouden glippen. Een tweede groot voordeel is dat de bezoeker via het zoekresultaat direct het archiefstuk kan aanvragen voor raadpleging in de leeszaal of voor digitalisering. Daarnaast is het mogelijk vanuit het zoekresultaat door te klikken naar meer informatie over het archief waarin het archiefbestanddeel zich bevindt of naar andere archiefbestanddelen die ook in de inventaris zitten.

Een klein overzicht van een grote verzameling

Wat is nu concreet te vinden in de honderdduizend archiefbestanddelen? Een veel geraadpleegde bron blijft nog steeds de briefwisseling van het Willemsfonds. Duizenden negentiende-eeuwse brieven zijn op stukniveau doorzoekbaar en intussen digitaal raadpleegbaar. Op de tweede plaats staan ongetwijfeld de verslagboeken van verschillende verenigingen uit heel Vlaanderen en Brussel. Een groot deel van de negentiende-eeuwse verslagboeken uit de collectie is al gedigitaliseerd. Egodocumenten zoals dagboeken, persoonlijke briefwisseling en manuscripten vormen dan weer een ander intrigerend deel van de honderdduizend. Organisaties en personen hielden ook vaak dossiers bij die allerhande kwesties documenteren. Uiteraard bestaat een archief voor een stuk ook uit boekhouding. Kasboeken, grootboeken, facturen e.a. financiële stukken zeggen iets over de geldstromen van een organisatie, maar kunnen als bron ook voor tal van andere zaken gebruikt worden. Onder de archiefbestanddelen zijn documenten te vinden die niet op papier verschijnen. Digitaal archief is ook archief. De collectie websites die Liberas bijhoudt is hier een mooi voorbeeld van. De lijst van soorten archiefbestanddelen is echter eindeloos. Op gezette tijden wordt de collectie aangevuld met nieuw ontsloten archieven. Nieuwe technologieën maken de collectie nog meer toegankelijk voor een steeds meer divers publiek.