Menu
Digitaal archiveren bij lokale verenigingen
Digitalisering
vrijdag 12 april 2019

Naast papieren archief is er bij lokale verenigingen veel informatie in digitale vorm aanwezig. Verslagen, brieven, lijsten, enz. worden vaak enkel nog digitaal bijgehouden. Ook deze bestanden zijn waardevol archief en een goede bewaring en overdracht naar een archiefinstelling verzekert een bewaring op lange termijn. Het is dus zeker niet nodig om deze digitale documenten af te drukken. Hier volgt een korte handleiding voor het bewaren, ordenen en schenken van digitaal archief.

 

Veilig bewaren, leesbaar houden

Maar hoe kan een organisatie digitaal archief veilig bewaren en leesbaar houden? Breng eerst en vooral alle digitale bestanden samen op één plaats. Dat kan op een interne of externe harde schijf zijn, op een USB-stick of in de cloud. Vermijd cd’s of dvd’s. De informatie op deze dragers vervaagt zeer snel. Maak ook regelmatig een back-up die op een andere plaats bewaard wordt. Zet bestanden regelmatig om naar recente software, bijv. door ze te openen in een nieuwere programmaversie en ze vervolgens op te slaan als een nieuw formaat.

 

Mappenstructuur

Een duidelijke weerspiegeling van de taken en activiteiten van de vereniging is te vinden in een mappenstructuur. Zo’n structuur is vergelijkbaar met een boom die zich vertakt. De boomstam is de ‘rootmap’ (of basismap), waaraan verschillende hoofdtakken zijn verbonden. Elke hoofdtak is een map en kan documenten en/of submappen bevatten. Door de boomtakken logisch in te delen kan een overzichtelijke structuur in het geheel van mappen worden aangebracht waarin iedereen snel zijn weg vindt.

 

Bestandsnamen

Geef digitale documenten een unieke en duidelijke bestandsnaam. Zorg er voor dat de bestanden gemakkelijk vindbaar zijn op basis van hun bestandsnaam en vermijd dat de bestanden moeten geopend worden om de inhoud te kennen.

 

E-mail

Haal de e-mails uit het e-mailprogramma en sla ze op in de mappenstructuur van het eigen digitaal archief. Dit kan gedaan worden op relatief eenvoudige wijze, via de functie ‘opslaan als’. Kies in het geval van Outlook hierbij het best voor het MSG-formaat. Zo kunnen de e-mails nadien gewoon terug geopend en verder verzonden worden. Opteer bij andere e-mailpro­gramma’s bijvoorbeeld voor het EML-formaat.

 

Overdracht naar Liberas/Liberaal Archief

De overdracht van dit materiaal naar Liberas/Liberaal Archief kan op drie manieren

1)     Indien het om weinig bestanden gaat (tot 10 MB), kunnen deze gemaild worden naar info@liberas.eu

2)     Indien het om meerdere bestanden gaat (tot 2 GB), kunnen deze eenvoudig via Wetransfer (https://wetransfer.com/) verstuurd worden naar info@liberas.eu

3)     Indien het om meerdere bestanden gaat (onbeperkt), kunnen deze worden opgeladen in een gedeelde Google Drive-map van Liberas/Liberaal Archief

 

Deze tekst is een herwerking van een artikel van Jeroen Buysse dat verscheen in VIEF Magazine (jaargang 17, nr. 2).

Digitaal archiveren bij lokale verenigingen