Op woensdag 25 september 2019 vond in het Algemeen Rijksarchief te Brussel de studienamiddag kabinetsarchieven plaats, ook enkele Liberas/Liberaal Archief medewerkers en de directeur van Liberas/Liberaal Archief waren aanwezig.
Het pilootproject ‘waarderen van kabinetsarchieven’ werd opgezet door Archiefbank Vlaanderen, het Rijksarchief, ADVN, Amsab-ISG, KADOC-KU Leuven en Liberas/Liberaal Archief om een praktisch werkinstrument voor macro- en microwaardering van kabinetsarchieven te ontwikkelen. Het resultaat van deze samenwerking werd voorgesteld op een studienamiddag.
Johan Dambruyne (Rijksarchief Antwerpen-Beveren) sprak een welkomstwoord waarin hij de ontstaanscontext van het project uiteenzette. Ministeriële kabinetsarchieven zijn een belangrijke bron voor onderzoek omwille van de impact van de kabinetten op het politieke bestel. Onderzoek op basis van deze archieven kan tot inzichten leiden in de politieke cultuur en in beleidskeuzes. De deelnemende archiefinstellingen bewaren samen ruim veertien kilometer kabinetsarchief (meer dan tweehonderd archieven), dat echter nog slechts beperkt ontsloten is. Omwille van de omvang, de complexiteit en de specificiteit van het materiaal worden deze archieven maar traag verwerkt. Dit heeft onder meer als gevolg dat de onderzoeksmogelijkheden van kabinetsarchieven nog weinig gekend zijn. Het doel van het pilootproject ‘waarderen van kabinetsarchieven’ was om daar verandering in te brengen door een praktisch werkinstrument te ontwikkelen voor de macro- en microwaardering van deze archieven.
Vervolgens gaf Karel Velle (Algemeen Rijksarchief) een inleiding op de problematiek van de kabinetsarchieven. Volgens hem vormen deze archieven een strategisch dossier maar dient de archiefwereld hierbij pragmatisch tewerk te gaan. Het statuut van kabinetsarchieven is momenteel onduidelijk: er is geen archieftoezicht en het moet niet verplicht overgedragen worden. Waar kabinetsarchieven in Wallonië en Brussel publiekrechtelijk zijn en moeten overgedragen worden aan een openbare archiefinstelling, is dit voor Vlaanderen en federaal niet het geval. In Vlaanderen en federaal is er geen wetgevend kader, waardoor deze archieven de facto privé zijn en niet overgedragen moeten worden aan het Rijksarchief. In theorie kunnen ze steeds terecht bij de cultuurarchieven. In de praktijk verloopt de verwerving van kabinetsarchieven echter moeizaam. Het Algemeen Rijksarchief zette tot ca. 2007 in op deze archieven, maar dit bracht weinig zoden aan de dijk. Het Rijksarchief bewaart nu zo’n drie kilometer kabinetsarchieven, dat uit een zestigtal archiefbestanden bestaat. Sinds de politieke wereld in 2007 geen wetgeving rond kabinetsarchieven op te stellen, is dit geen prioriteit meer voor het Rijksarchief. Bij een kleine steekproef met behulp van de Belelite-databank (http://www.commissionroyalehistoire.be/belelite/nl/general/home) voor de regeringssamenstellingen, blijkt dat heel wat kabinetsarchieven verloren gingen en noch in het Rijksarchief, noch in de cultuurarchieven bewaard zijn. Bovendien stellen zich vaak moeilijkheden bij de overdracht: er zijn zelden toegangen, het archief is vaak onvolledig, er is nog veel wantrouwen voor de overdracht van digitaal materiaal … Tot slot is er ook een enorme achterstand in de ontsluiting van de kabinetsarchieven. Wat is het meest haalbare voor de toekomst? Karel Velle legt drie prioriteiten: (1) consensus bereiken over wat als persoonlijk en partijpolitiek, dan wel als bestuurlijk archief beschouwd wordt, (2) verduidelijking over de mogelijkheden voor ontsluiting inzake de bescherming van persoonsgegevens en (3) het opstellen van een generieke lijst voor selectie, de creatie van een selectie-instrument en waarderingskader. Ondanks deze prioriteiten is hij van mening dat de onderzoekswaarde van dergelijke archieven beperkt is.
Godfried Kwanten (KADOC-KU Leuven) schetste een beeld van de ervaringen van de private archiefinstellingen met kabinetsarchieven. Volgens hem zijn kabinetsarchieven lange tijd onder de radar gebleven, waar persoonsarchieven wél hun weg vonden naar archiefbewaarplaatsen. Kabinetsarchieven werden vaak doelbewust verwaarloosd en vernietigd. In het beste geval bleef een door de minister bewaarde selectie dossiers bewaard in het persoonsarchief. In praktijk bestaan er bijgevolg drie soorten archieven in verband met de werking van de kabinetten: zuiver kabinetsarchief, persoonsarchief en gemengd archief. Slechts zelden gebeurt een spontane en systematische overdracht van kabinetsarchieven. Nog steeds gaan deze documenten vaak doelbewust verloren. Hoewel het wettelijk statuut van deze archieven onduidelijk is, pleit Kwanten voor een pragmatische aanpak. Een dergelijke aanpak vanaf de jaren 90 leidde ertoe dat er sindsdien veel meer kabinetsarchieven in het Rijksarchief en de erkende culturele archieven bewaard zijn. Overdrachten gebeuren echter vaak chaotisch, onder tijdsdruk en ongecontroleerd. Te vaak nog zijn overdrachten het gevolg van toevallige contacten. Daarom proberen de cultuurarchieven proactief contact te leggen. Daarbij is het nodig om bij de opstart van het kabinet al richtlijnen mee te geven en ondersteuning te bieden bij de archiefvorming. Met goede afspraken over de naamgeving van documenten, een vaste mappenstructuur … kan de overdracht en verwerking veel sneller en gestructureerder verlopen. De snelle wissels van kabinetschefs belemmeren een dergelijke samenwerking echter. Bovendien is er nog steeds een grote vrees voor de overdracht van digitaal archief. Men vreest dat dergelijke digitale bestanden veel gemakkelijker verspreid kunnen raken dan analoog materiaal. Naast de eigenlijke kabinetsarchieven dienen de archiefinstellingen ook meer aandacht te hebben voor de archieven van individuele oud-kabinetsmedewerkers. Vaak zijn zij gespecialiseerd in bepaalde dossiers en hebben zij dossiers van een bepaald aspect van het beleid bewaard. Met dergelijke archieven kunnen puzzelstukjes van het overheidsbeleid gelegd worden. Omwille van de wanorde, complexiteit en omvang is het behoud en beheer van kabinetsarchieven niet vanzelfsprekend. In eerste instantie wordt het archief herkend en geïdentificeerd. Vervolgens dient het gestructureerd te worden volgens een archiefschema, waaruit het organogram en de workflow van het betreffende kabinet blijkt. Vaak brengt een dergelijk archiefschema de onderzoeker evenveel of zelfs meer bij over de werking van een kabinet dan het eigenlijke archief. Tot slot dienen de selectie, waardering en bewaring te gebeuren. Door de omvang en complexiteit is dit echter tijdrovend en arbeidsintensief. Bijgevolg worden kabinetsarchieven vaak maar met mondjesmaat aangepakt en toegankelijk gemaakt. Zelfs als er een toegang is, zijn de archieven bovendien vaak niet raadpleegbaar omwille van de privacywetgeving. Dit leidt ertoe dat dergelijke bronnen opvallend weinig worden geraadpleegd. Nochtans zijn kabinetsarchieven sleutelarchieven voor onze kennis over de politieke geschiedenis, politieke besluitvorming, netwerking en beleidsvorming. Godfried Kwanten besluit dat het creëren van een vertrouwensband en sensibilisatie noodzakelijk zijn om dergelijk archief te kunnen verwerven en bewaren. De effectieve valorisatie vindt vaak pas op de middellange en lange termijn plaats.
Na deze inleiding stelde Florian Daemen (Archiefbank Vlaanderen) de resultaten van het pilootproject ‘waarderen van kabinetsarchieven’ voor. Waarderen is het naar waarde schatten van erfgoed op basis van objectief vastgelegde criteria en vormt de basis voor een degelijk collectiebeheer. Archieven kunnen zowel op archiefniveau als op reeks- en stukniveau gewaardeerd worden. In de praktijk wordt dit vaak al toegepast door archivarissen. De doelstelling van het project was om een meer gestructureerde methode te introduceren en een basiskader voor ontsluiting samen te stellen. Hiertoe werden ministeriële kabinetsarchieven als case study gehanteerd, met de focus op het federale en Vlaamse niveau. Voor het werkinstrument werd in eerste instantie een contextstudie uitgevoerd en werden daarna een tool macrowaardering en een tool microwaardering uitgedacht. De tool macrowaardering geeft een kader voor de waardering van de collectie op archiefniveau, zodat prioriteiten voor de ontsluiting vastgelegd kunnen worden. Dit gebeurt aan de hand van een waarderingsfomulier. De tool microwaardering heeft als doel om een archief op reeks- of stukniveau te waarderen. De inhoud van de archieven is immers voorspelbaar. Gelijkaardige archiefvormers produceren gelijkaardige archieven. In de waarderingstool worden de verschillende mogelijke documenten in kabinetsarchieven gedefinieerd op basis van de functies van het kabinet. Dit leidde tot een waarderingslijst, die bestaat uit fiches voor de verschillende documenttypes met een waardeoordeel. Bij de toewijzing van een waardeoordeel lag de nadruk op de onderzoekswaarde van de stukken. Na de ontwikkeling van deze tools werden deze uitgebreid getest aan de hand van case studies. Uit de macrowaardering op basis van het waarderingsformulier bleek dat er grote verschillen tussen de waarde en kwaliteit zijn tussen kabinetsarchieven onderling. Na een proef met de waarderingslijst voor de microwaardering bleek bovendien dat zo’n 25 à 50% van de archiefstukken afgevoerd kan worden. Om tegemoet te komen aan de noden van de kabinetten zelf, werd tot slot een selectielijst gemaakt op basis van de waarderingslijst. De presentatie van de projectresultaten werd gevolgd door een uitgebreide discussie over de mogelijkheden en moeilijkheden om kabinetsarchieven te verwerven en te waarderen.
Vervolgens werd het onderzoekspotentieel van kabinetsarchieven uiteengezet vanuit historische en politicologische hoek. Dirk Luyten (Cegesoma – Rijksarchief) gaf een stand van zaken van het historisch onderzoek op basis van kabinetsarchief en toonde mogelijke pistes voor toekomstig onderzoek. Voor de Tweede Wereldoorlog bestonden er geen formele kabinetsarchieven. Beleidsonderzoek moet zich voor die periode wenden tot persoonsarchief. Ondanks wat voorgaande sprekers vertelden, is er vanuit de geschiedenis toch al enige aandacht geweest voor kabinetsarchieven als bron. Onder meer Guy Vantemsche, Jeffrey Tyssens, Nico Wouters en anderen hebben al gebruik gemaakt van deze bron voor hun onderzoek. Vooral de kabinetsarchieven voor ravitaillering en economische zaken voor de periode rond de Tweede Wereldoorlog zijn toegankelijk en raadpleegbaar. Beleidsonderzoek is echter in het algemeen een weinig populair onderzoeksonderwerp. Mogelijke toekomstige onderzoekspistes zijn beleidsonderzoek over heel concrete maatregelen die in de samenleving ingrijpen; onderzoek naar de geschiedenis van de staat en de administratie, meer bepaald naar de institutionalisering van de kabinetten waarbij de periode van de Tweede Wereldoorlog als een scharnierperiode fungeert; onderzoek naar de ontwikkeling van expertise binnen de kabinetten: welke rol spelen experts? Hoe wordt expertise ingezet/tegengesproken? Zijn technici autonome krachten of vertegenwoordigen ze bepaalde belangengroepen? Welke rol spelen experts binnen beleidsvoorbereidend onderzoek?; onderzoek naar het profiel van de kabinetten of de band met maatschappelijke actoren waaronder bijvoorbeeld het bedrijfsleven; en comparatief onderzoek over hoe de institutionalisering de besluitvorming verandert of hoe de besluitvorming verschilt tussen ministeries. Om waardevol te zijn voor onderzoek dient men bij de waardering van kabinetsarchieven ook rekening te houden met lange termijn-evoluties en niet enkel naar opgemerkte figuren of periodes te kijken. Kabinetten vormen een essentieel onderdeel van het besluitvormingssysteem, waardoor de archieven vaak slechts selectief worden overgedragen. Dit neemt niet weg dat kabinetsarchieven toch vaak toelaten om stukjes van de puzzel te leggen en complementair zijn met de archieven van de administratie.
Marleen Brans (Instituut voor de Overheid – KU Leuven) gaf enkele voorbeelden van mogelijk onderzoek op basis van kabinetsarchieven vanuit politicologisch en bestuurskundige invalshoek. Ministeriële kabinetten komen vaak aan bod in de populaire cultuur. Vaak gebeurt dit met een stereotype bril. Vooral na de jaren 2000 is er ook veel politicologisch onderzoek naar kabinetten. In de Napoleontische systemen (waaronder België) was dit al eerder het geval dan in de Westminster systemen, omdat in die eerste al vroeger uitgebreide kabinetten bestonden. De kabinetten vormen de uitvoerende driehoek tussen politici, ambtenaren en politieke adviseurs. Mogelijke onderzoekspistes zijn (1) de institutionalisering en de-instutionalisering (of pogingen daartoe) van kabinetten, (2) prosopografisch onderzoek naar individuele kabinetsmedewerkers en hun rollen, waarbij onderzocht kan worden hoe bepaalde rollen gegroeid zijn of bvb. onderzoek kan gebeuren vanuit genderperspectief, (3) onderzoek naar de relaties in het beleidsadviessysteem: verticaal, horizontaal en extern. Kabinetten vormen immers de gate keepers voor informatie en belangenorganisaties, en (4) onderzoek naar de evidence base van de beleidsbepaling: welke soorten expertise krijgen een plaats? Wat is de balans tussen wetenschappelijke expertise, maatschappelijke input en politieke controle binnen een beleid?
Geert Van Goethem (voorzitter Archiefbank) sloot de studienamiddag af met enkele slotbeschouwingen. Waarderen gebeurde voorheen voornamelijk door musea. Met dit pilootproject worden nu ook stappen gezet voor waarderingstrajecten binnen de archiefsector. Er werd gekozen voor kabinetsarchieven als case study omdat ze moeilijk in de collectie op te nemen zijn en moeilijk te ontsluiten. Bovendien vormen ze een belangrijke bron in de studie naar de interactie tussen de politiek en de maatschappij. De resultaten van het project bieden tools om met deze archieven aan de slag te gaan, maar vormen ook bouwstenen voor toekomstige waarderingstrajecten van andere archieven.
