Vous souhaitez faire don de vos archives ?

Le transfert de vos archives ne doit pas être compliqué. Liberas vous accompagne du début à la fin.

1. Premier contact
   Vous signalez vos archives via le formulaire de contact ou prenez directement contact avec l’un de nos responsables des relations ou collaborateurs. Donnez une brève description de ce que vous souhaitez transférer : l’organisation ou la personne concernée, la nature des archives, leur volume approximatif et leur état de conservation.

    

2. Rencontre et évaluation
   Un collaborateur de Liberas vous contactera pour un entretien. Ensemble, nous évaluons la pertinence archivistique et historique des archives et discutons de la situation pratique. Si nécessaire, un archiviste peut se rendre sur place pour une première rencontre sans engagement.

    

3. Formalisation des accords
   Si nous décidons ensemble que Liberas prendra en charge les archives, les accords sont consignés par écrit dans une convention de donation ou de dépôt. Celle-ci précise notamment le transfert de propriété ou la durée du dépôt, les conditions d’accès et les éventuelles restrictions de consultation.

    

4. Transfert et transport
   Nous convenons de la manière et du moment où les archives seront physiquement transférées vers Liberas. Pour les collections plus importantes, Liberas peut aider à organiser le transport de manière pratique et professionnelle.

    

5. Traitement et mise à disposition
   Une fois arrivées chez Liberas, les archives sont décrites au moyen d’une liste de transfert, conservées dans des conditions appropriées et, si nécessaire, numérisées. L’inventaire est ensuite mis à disposition afin que les chercheurs et les personnes intéressées puissent consulter les archives.

Il existe deux façons de confier des archives à Liberas, et le choix dépend de votre situation personnelle et de vos souhaits.

1. La donation signifie que vous transférez définitivement la propriété des archives à Liberas. Liberas devient alors le propriétaire légal et assume la pleine responsabilité de leur conservation, de leur gestion et de leur mise à disposition. C’est la formule la plus courante et la plus simple, et celle qui offre le plus de garanties pour l’avenir des archives.
2. Le dépôt signifie que vous restez propriétaire, mais que vous confiez les archives à Liberas pour une période déterminée ou pour une durée indéterminée. Liberas conserve et gère les archives, tandis que vous ou votre organisation conservez les droits de propriété. Cela peut être une bonne solution lorsqu’une décision définitive n’est pas encore possible ou lorsque le donateur souhaite fixer certaines conditions d’utilisation.

Dans les deux cas, des accords écrits clairs sont établis concernant l’accès, la consultation et l’éventuelle publication de documents issus des archives.

Vous hésitez sur la formule qui vous convient le mieux ? N’hésitez pas à nous contacter, nous réfléchirons volontiers avec vous.